إجراءات الشراء الواجب إتباعها وفقاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية:
 
أولاً : ينص نظام المنافسات والمشتريات الحكومية في مادته السادسة على (طرح جميع الأعمال والمشتريات الحكومية في منافسة عامة عدا ما يستثنى من المنافسة بموجب أحكام النظام(.
والشراء المستثنى من المنافسات هو الشراء المباشر في الحالات العاجلة فقط والتي لا تتحمل تأخر إجراءات المنافسة العامة وفقاً لنص المادة (44) من النظام والتي تنص على (يجوز توفير احتياجات الجهة الحكومية وتنفيذ أعمالها عن طريق الشراء المباشر في الحالات العاجلة ، على ألا تتجاوز قيمة الشراء مليون ريال.(

ثانياً : الإجراءات المطلوبة للمنافسات :

1. وضع شروط ومواصفات فنية واضحة وتكون مستوفية لكافة التفاصيل الفنية الدقيقة المطلوبة مع التقيد بعدم ذكر أي أرقام كتالوجات أو أسماء ماركات محددة تنطبق على شركة معينة.

2. إعداد المواصفات باللغة العربية ويمكن إضافة اللغة الإنجليزية في حال دعت الحاجة لذلك  .

3. وضع قيمة تقديرية للمنافسة وترسل في مظروف مختوم مع تحديد قيمة بيع النسخة.

4. طباعة نسخة من الشروط والمواصفات وختمها بختم الجهة الطالبة مع سحب الشروط العامة والعقد المناسب للعملية من موقع الإدارة العامة للمشتريات على موقع الجامعة بصيغة (pdf).

5. التأكد من توفر الاعتماد المالي اللازم قبل طرح المنافسة .

6. التأكد من جاهزية الموقع .

7. تحديد نوع العملية على سبيل المثال توريد أو توريد وتركيب وتشغيل وتدريب أو خدمات ....الخ .

ثالثاً : أعمال الشراء ا لمباشر :
1-  أن يكون الطلب موضح فيه المواصفات الفنية والكميات المطلوبة دون تحديد ماركة معينة أو مواصفات تنطبق على ماركة معينة.
2- إعداد المواصفات باللغة العربية ويمكن إضافة اللغة الإنجليزية في حال عدم إمكانية ترجمة المطلوب باللغة العربية.
3- تحميل جداول الكميات بنظام مدار مع التقيد بتنبيهات الجهة الطالبة قبل تحميل الكميات على نظام مدار والموجودة بالقائمة الجانبية بموقع الإدارة العامة للمشتريات على موقع الجامعة تحت عنوان" تنبيهات الجهة الطالبة".
4- عدم تجزئة الطلبات.
5-  تجميع طلبات الأقسام المتشابهه بطلبية واحدة على أن يراعى التالي:

• مراعاة فصل احتياجات المعامل لوحدها والمختبرات لوحدها والأبحاث لوحدها حيث أن كل فئة لها بند مستقل بالميزانية ولا تجمع إلا في حالة طرحها في منافسة عامة ووجود مشروع للجهة في الباب الرابع يغطيها.
• يتم الرفع لإدارة المستودعات المركزية بطلب أجهزة الحاسب الآلي وملحقاتها من طابعات وماسحات ضوئية وآلات تصوير وفاكسات وأجهزة الهاتف والأثاث المكتبي حيث أن هذه الأجهزة تؤمن لجميع وحدات الجامعة عن طريق المستودع المركزي لتجميعها من قبلهم وطرحها في منافسة عامة.
• يتم الرفع لعمادة التعلم الإلكتروني والتعليم عن بعد بطلب الأجهزة والوسائل التعليمية كالبرجكتورات والسبورات التفاعلية والمنصات والشاشات الإلكترونية وأجهزة البث المرئي والكاميرات وغيره كونها الجهة المختصة بتأمين هذه الأجهزة لجميع وحدات الجامعة .
• وفي حال عدم توفرها لديهم سيتم الرفع بها من قبلهم لإدارة المشتريات للنظر بتأمينها حسب توفر الاعتمادات المالية .

6-  في حالة طلب تأمين قطع غيار أو أجهزة مكملة لأجهزة موجودة لدى الجهة الطالبة يجب أن يشار إلى ذلك صراحة مع تحديد الشركة الصانعة أو وكيلها بالمملكة مع ذكر موديل الجهاز ورقم القطعة.
7-  يذكر إذا كانت الأجهزة تحتاج إلى تركيب وتشغيل وتدريب.
8- يجب التأكد من جهازية الموقع لتركيب الأجهزة وأن كافة متطلبات واحتياجات ما قبل التركيب متوفرة.
 
رابعاً : مرحلة تلقي العروض والترسية :

1. على الجهة طالبة الشراء استعمال كشوف التفريغ ومحاضر الاختيار لدراسة العروض والتقيد بكافة متطلبات النموذجين من توقيعات واعتمادات وخلافه بحيث تصل هذه الكشوف لهذه الإدارة واضحة ومستوفية لمبررات الاختيار والاستبعاد لكل البنود التي وقع عليها الاختيار.

2. في حالة تجاوز قيمة العروض القيمة التقديرية يجب على الجهة الطالبة وضع أولويات شراء في حدود المبلغ المخصص .

3. يجب على الجهة الطالبة دراسة العروض فور استلامها لتمكين هذه الإدارة من استكمال إجراءات الشراء خلال مدة صلاحية العروض.

4. يجب أن يكون الاختيار وفق الشروط والمواصفات المطروحة وأن يكون الاختيار لأفضل العروض من الناحيتين المالية والفنية وتوضح مبررات الاختيار وكذلك الاستبعاد.

خامسا : مرحلة استلام الأصناف من الموردين :

1. إعداد إشعار استلام مؤقت لأصناف تحت الفحص نموذج رقم "1"  فور استلام الأصناف على أن يتم تحديد تاريخ التوريد - ولا تقبل نماذج الموردين المؤقتة -.

2.إعداد محاضر الاستلام نموذج رقم "3" موضح به تاريخ التركيب الفعلي وليس تاريخ أعداد المحضرخلال خمسة أيام من الاستلام.

ملاحظة/ مذكرة الاستلام لاتعد إلا من قبل المستودع المركزي فقط أما الكليات فتستخدم محاضر الاستلام .

3. يجب إبلاغ هذه الإدارة فور انتهاء مدة التعميد في حالة عدم قيام المتعهد بالتوريد أو تأخره عن التركيب ليتم إنذاره وفقاً للنظام .

4. في حالة رغبة الجهة ألغاء أي بند من بنود التعميد لأي سبب إخطار هذه الإدارة رسمياً لأتخاذ الأجراء اللازم.

5.    لا يجوز قبول بديل لما ورد في التعميد إلا إذا كان بنفس مواصفات البند المطلوب أو توقف تصنيع المطلوب وأنزال الشركة بديلاً منه وبعد موافقة صاحب الصلاحية.

6. إذا لم يستطيع المورد الوفاء بالتزاماته بعد إنذاره يتم إبلاغ إدارة المشتريات برأي الجهة الطالبة برغبتها بتأمين المطلوب من عدمه ليتم أتخاذ الاجراءات اللازمة على ضوئه  .

7. في حالة عدم تواجد المختصين للإشراف على عملية التركيب أو رغبة الجهة بتأجيل التركيب أو التشغيل يجب إبلاغ إدارة المشتريات بذلك ليتم إبلاغ المورد رسمياً من قبل إدارة المشتريات لتلافي إيقاع غرامات على المورد دون وجه حق .

8. ضرورة موافاة إدارة المشتريات بالمستندات المستودعية فور انتهاء التوريد والتركيب لكي نتمكن من إكمال عملية الصرف دون تأخير خلال العام المالي وفي حال تأخر رفع المستندات سوف يترتب عليه حسم مبالغ التعاميد التي لم تصرف من مخصص الجهة للعام المالي القادم .

مرفق نماذج المستودعات