تنبيهات مهمة للجهة الطالبة

1. دراسة احتياج الجهة بدقة والطلب عند بداية السنة المالية.

2. الطلب بمواصفات تفصيلية طبقاً للمادة الأولى والثالثة من اللائحة التنفيذية , مع ذكر جميع الملحقات المطلوبة لتشغيل الجهاز و الإكسسوارات المطلوبة على نظام مدار .

3. اذا كانت المواصفات كثيرة ولا يمكن ادراجها بنظام مدار عند طلب التأمين ترفق بنموذج مستقل ويشار إليها في كتاب الطلب .

4. عند طلب مواد كيميائية تذكر في حقل الوحدة بالعدد ويذكر الحجم او السعة سواء كان بالجرام أو الملليلتر في حقل وصف البند المطلوب مع دراسة سعة العبوات المطلوبة بالسوق قبل طلب التأمين .

5. لابد من ذكر درجة تركيز المواد المطلوبة وايضاً درجة النقاوة المطلوبة وتحديد الاوزان والمقاسات المطلوبة .

6. توضيح مدى الحاجة إلى وجود عينات وكتالوجات.

7. ادراج الشركات المقترحة مع كل طلب تأمين.

8. لا يقبل اختيار عروض تحتوي على اكسسوار أو ملحق للجهاز لم يطلب بالمواصفات.

9. يتم الاختيار وفقاً للمواصفات المطلوبة وذكر أسباب استبعاد العرض الأقل سعر وذكر المواصفات الغير مطابقة والتي تم الاستبعاد على أساسها طبقاً للمادة الثلاثون والمادة الحادية والثلاثون من اللائحة التنفيذية .

10. لا يرد على استفسارات الشركات بخصوص طلب إيضاحات للمواصفات المطلوبة وإنما تطلب الإيضاحات بكتاب رسمي لإدارة المشتريات

11. في حال ورود استفسارات من الشركات والمؤسسات المتقدمة لشراء المنافسات المطروحة من قبل الجامعة فيجب على الجهة الطالبة سرعة تزويد إدارة المشتريات بالرد على هذه الاستفسارات قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف بوقت كافي لتتمكن إدارة المشتريات من إبلاغهم قبل اليوم المحدد لفتح المظاريف.

12. توضح تبريرات الاختيار والاستبعاد بالتفصيل من قبل اللجنة المكونة بموافقة مدير الجامعة .

13. لا يجوز طلب أي تخفيض أسعار مباشرة من الشركات وإنما يقترح في دراسة العروض طلب التخفيض ويتم طلب التخفيض من إدارة المشتريات (في الشراء المباشر).

14. أما في المنافسات فإنه لا يجوز مخاطبة الشركات والمؤسسات المتقدمة ألا من قبل رئيس لجنة فحص العروض .